Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, la gestion des documents devient un enjeu central pour les entreprises de toutes tailles. Pour répondre à ces besoins, Sage propose deux solutions complémentaires : l’ERP Sage X3 et Sage Youdoc. Examinons en détail ce que chacune de ces solutions peut apporter à votre entreprise.
Sage X3 : Révolutionnez la gestion de vos Factures Électroniques
Sage X3 est bien connu pour ses capacités de gestion financière avancées, mais il évolue constamment pour répondre aux besoins changeants de ses utilisateurs. Voici ce que Sage X3 vous permettra de faire :
- Gestion de la Facturation Électronique : À partir de la version R1 2024, Sage X3 permettra de gérer efficacement la Facturation Électronique, conformément aux exigences légales. Cela simplifiera considérablement le processus de facturation pour votre entreprise.
- Connectivité aux Plateformes : Sage X3 offrira une connectivité fluide aux plateformes externes, facilitant ainsi l’intégration avec d’autres systèmes et partenaires commerciaux.
- Cycle Complet de Gestion des Factures : Sage X3 prendra en charge tout le cycle de vie des factures. Il pourra suivre et mettre à jour automatiquement le statut de chaque facture, qu’il s’agisse de « statut obligatoire », « rejeté », « refusé », « encaissé », « accepté » ou l’un des dix autres statuts facultatifs.
Sage Youdoc : L’allié incontournable de la Facturation Électronique
Sage Youdoc complète Sage X3 en ajoutant des fonctionnalités essentielles à la gestion de vos factures électroniques. Voici comment Sage Youdoc peut transformer votre entreprise :
- Organisation Préalable à la Facturation Electronique : Pour les entreprises qui ne sont pas encore prêtes pour la Facturation Electronique, Sage Youdoc vous oblige à vous organiser en éliminant les factures papier et en vous aidant à collecter les factures électroniques.
- Extraction Automatique de Données : Lorsque vous traitez des flux d’achats, Sage Youdoc peut numériser les factures et extraire automatiquement les informations pertinentes pour créer les lignes de factures. Cela simplifie considérablement le processus de facturation électronique.
- Gestion Électronique de Documents (GED) : Sage Youdoc offre une GED associée, vous permettant de stocker et d’organiser tous vos documents d’entreprise, y compris les factures, les devis, les commandes et même les documents RH. Cela crée un espace collaboratif centralisé pour votre entreprise.
- Prise en Charge de Divers Formats : Sage Youdoc est capable de traiter divers formats de factures, y compris les fichiers PDF et XML. Vous pouvez également enrichir les données à partir d’images de documents.
- Compatibilité avec les Formats Non-Électroniques : Pour les flux de factures qui ne sont pas au format électronique, comme les échanges internationaux, Sage Youdoc peut numériser d’autres formats tels que le PDF ou le papier.
- Connecteur et Archivage Faciles : L’un des atouts majeurs de Sage Youdoc est sa facilité d’intégration et d’archivage avec Sage X3, simplifiant ainsi la gestion de vos documents et factures.
Facturation Electronique : pourquoi pérenniser Sage Youdoc avec Sage X3 ?
Si votre entreprise utilise déjà Sage Youdoc en plus de Sage X3, il est important de conserver les deux solutions pour optimiser votre gestion documentaire. Voici pourquoi :
- Conservez Vos Investissements : Vous avez déjà investi dans Sage Youdoc, il est donc judicieux de le maintenir et de l’utiliser en tandem avec Sage X3.
- Conformité et Stockage à Long Terme : Sage X3 gérera le stockage des factures électroniques pendant 10 ans, tandis que Sage Youdoc vous permettra de conserver vos documents de manière permanente.
- Fonctionnalités Étendues : Sage Youdoc offre des fonctionnalités étendues, notamment la gestion des notes de frais, la dématérialisation des factures internationales, le rapprochement avec les commandes et les réceptions, et la gestion des statuts refusés.
- Exhaustivité des Données : Sage Youdoc garantit que vos données sont complètes, même lorsque les formats de facturation varient. Vous pouvez toujours exploiter les fichiers PDF pour enrichir vos données.
