La Confiserie du Roy René migre vers Sage X3 V12
Reportage vidéo à Aix-en-Provence
Entretien avec Laure Pierrisnard
Laure Pierrisnard, directrice générale de la Confiserie du Roy René, nous a ouvert les portes de son bureau à Aix-en-Provence, au cœur de la fabrique où les célèbres nougats et calissons sortent chaque jour des ateliers.
Comme un clin d’œil à la confiserie en forme de losange qui fit sourire la Reine Jeanne de Laval le jour de son mariage avec le Roy René, Laure Pierrisnard nous dévoile le « Sourire Client » comme fil conducteur de son projet de migration vers Sage X3 V12.
Pouvez-vous présenter la Confiserie du Roy René ?
La Confiserie du Roy René est une maison centenaire, labellisée EPV Entreprise du Patrimoine Vivant, qui fabrique et distribue principalement des calissons et des nougats, mais aussi d’autres douceurs de Provence, dans le respect des savoir-faire ancestraux. Ce sont plus de 400 tonnes de calissons et 60 tonnes de nougats par an qui sont confectionnés dans nos ateliers à Aix-en-Provence. La confiserie est d’ailleurs très engagée dans la préservation de la biodiversité, et œuvre pour limiter son impact sur l’environnement, en privilégiant les filières agricoles locales, pour s’approvisionner chez des producteurs d’amandes de Provence, de miel de Provence IGP, ou encore de melons de Cavaillon confits à Apt, qui font le succès de nos recettes.
La problématique de départ :
Quels étaient les enjeux de la migration de votre ERP Sage X3 ?
On considère Sage X3 comme la colonne vertébrale de l’entreprise : c’est un levier incontournable pour sécuriser, améliorer et optimiser les flux de la supply chain. Avec la célébration de nos 100 ans en 2020, on se devait, et on se doit de projeter l’entreprise au minimum dans les 100 prochaines années, avec les bons outils et les bons atouts. Cette migration s’inscrit donc dans une démarche d’amélioration continue, avec la volonté de gagner en agilité, et aussi de faire évoluer notre entreprise avec son temps.
Y’avait-il des risques ou des freins au changement, et s’il y en avait, comment les avez-vous maîtrisés ?
Nous avons pris la décision de valider le projet de migration V12 dans un contexte de crise sanitaire sans précédent. Alors que beaucoup de nos investissements ont été réduits ou reportés, nous avons pris la décision de conserver celui de la migration de Sage X3. C’était l’opportunité de remettre à plat notre façon de travailler pour faire évoluer notre organisation et mieux rebondir dans un environnement changeant. La V12 est un moyen de nous réinventer pour gagner en performance, et nous adapter aux exigences de nos clients. Le sourire client c’est l’objectif qui est fixé à tous les niveaux de l’entreprise, qui doit être au cœur de nos décisions, et de notre façon de travailler.
La gestion du projet :
Comment avez-vous constitué votre équipe projet ? Comment ont été répartis les rôles et les responsabilités de chacun ? Quelle a été l’implication de la direction ?
L’équipe projet a été constituée de manière très pragmatique, puisqu’il fallait qu’on ait les personnes au cœur de l’activité et des processus pour être certains d’intégrer toutes les contraintes en amont. Avec la volonté de faire évoluer les processus de manière plus standardisée, nous avons profité de la migration pour poser les bonnes questions, et identifier les spécificités qui n’étaient plus utiles ou nécessaires, et éviter ainsi d’avoir à gérer l’exception.
L’équipe projet se compose de Key Users pour chaque activité clé, avec un responsable projet qui a l’expertise SI, ainsi que des sponsors au niveau du comité de direction pour faciliter le déroulement du projet et la prise de décisions. L’implication de la direction est d’ailleurs clé pour créer une émulation et garder le rythme, car le projet est long, et les Key Users doivent se sentir soutenus et écoutés tout au long du projet.
Aussi, nous avons suivi l’une des recommandations de la part d’Arcanes, qui était de dégager une salle de réunion pour permettre aux Key Users de s’extraire du quotidien et de travailler sur le projet sans être dérangés. C’était important d’avoir un lieu où toutes les personnes puissent échanger, se réunir, fluidifier les échanges, et créer une dynamique : cela a permis de faciliter la communication inter-service, ce qui est clé, tous les processus étant liés.
Quels sont selon vous les points forts de l’accompagnement et de la méthodologie Arcanes dans le cadre de votre projet ?
Le premier point fort a été de bien préciser le périmètre d’accompagnement en amont, de façon à bien définir les objectifs et la feuille de route pour y arriver. Mais le facteur clé, c’est le partenariat historique entre Arcanes et la Confiserie du Roy René depuis plusieurs années maintenant, et qui permet à Arcanes de disposer d’une bonne connaissance de l’entreprise, de son fonctionnement et ses spécificités. Par ailleurs, la présence et l’implication d’Arcanes sur le terrain aux côtés de nos Key Users, et la mise à disposition d’outils digitaux de suivi de projet, nous permettent de garder un curseur sur l’avancement du projet, et d’avoir les bons « warnings » au bon moment.
Les bénéfices attendus :
Quels sont les indicateurs de réussite de votre projet de migration ERP ?
L’indicateur final c’est le sourire client. On a mis en place un processus de management visuel, pour définir ce qui va faire que le client puisse repartir avec son sourire. La V12 s’intègre ainsi dans le processus d’amélioration continue de l’entreprise, et ouvre de nouveaux horizons en nous permettant de continuer l’effort de digitalisation pour améliorer la qualité de notre service, pour avoir moins de temps à consacrer à des tâches sans valeur ajoutée, plus de temps à analyser et à mieux comprendre les attentes de nos clients, et mieux les satisfaire.
Côté utilisateurs, la mise en place de processus visuels nous a permis d’avoir un outil très simple qui permet de comprendre tous les processus de l’entreprise par activité. Cet outil facilite aussi l’intégration des personnes à leur poste de travail et dans leur environnement informatique, y compris pour les opérateurs historiques de l’atelier, qui gagnent eux aussi en efficacité.
Conclusion et perspectives :
Quels sont les prochains projets de transformation digitale de la confiserie du Roy René ?
On va chercher constamment à améliorer nos outils, notamment dans le contexte actuel où le e-commerce se développe très rapidement. Le premier enjeu c’est d’optimiser l’interconnexion de notre site avec notre ERP pour faciliter les processus liés à la satisfaction de nos clients, depuis la prise de commande en ligne, jusqu’à l’envoi des produits. Parmi nos autres enjeux il y a aussi l’omnicanalité, pour faire en sorte que les outils digitaux contribuent au développement des ventes en boutiques physiques, et à la fidélisation des clients.
En ce qui concerne les clients B2B, nous voulons également offrir un service optimal pour nos clients professionnels avec des outils digitaux, qui permettront de faciliter l’accès à l’information et la prise de commande à n’importe quel moment en s’affranchissant des horaires de bureaux, parce que finalement, ce que l’on vit en tant que consommateur, on tient aussi à le retrouver dans un environnement B2B.
Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui souhaite engager la migration de son ERP et sa transformation digitale de manière générale ?
La digitalisation peut parfois être perçue comme une contrainte plutôt qu’un atout ; mais je dirais qu’il est préférable de se demander comment faire en sorte que ce soit un atout pour son activité, pour ses utilisateurs, et pour gagner en temps et en efficacité. Il faut profiter du projet pour faire évoluer sa façon de travailler vers plus de performance et de satisfaction client, et se dire également que c’est un moyen de sécuriser son entreprise et son activité. Ce qui fait peur souvent, c’est de ne pas avoir les ressources en interne, d’où l’importance de bien poser le périmètre du projet, et se fixer des objectifs ambitieux mais atteignables, en cohérence avec les activités de l’entreprise. Il faut prendre la digitalisation comme un levier de performance, et la voir comme une chance plutôt qu’une contrainte : le bénéfice n’est pas immédiat mais il est certain !
