Dématérialisation des factures :

Des fonctionnalités sur-mesure dans Sage X3

Arcanes développe régulièrement des fonctionnalités pour les besoins de ses clients dans Sage X3. Nous disposons ainsi d’un panel de développements métiers éprouvés, qui pourraient trouver une application dans votre organisation.

Nous vous proposons de découvrir deux solutions réalisées par Arcanes pour les services comptables et financiers.  Il s’agit de fonctionnalités issues de l’expertise Arcanes qui complètent votre solution Sage X3.

Mise à jour de l’article : Octobre 2021

La dématérialisation des factures repoussée à 2024

Alors que les entreprises anticipaient la nouvelle règlementation sur  la dématérialisation des factures censée entrer en vigueur au 1er janvier 2023, une nouvelle ordonnance présentée en Conseil des ministres repousse sa mise en place progressive du 1er janvier 2024 au 1er janvier 2026. Ainsi, ce n’est qu’à partir du 1er janvier 2024 en France, que toutes les entreprises sans exceptions, auront l’obligation d’accepter les factures électroniques.

L’obligation d’émettre des factures électroniques entrera quant à elle en vigueur de manière plus progressive entre 2024 et 2026. En effet l’émission de factures électroniques concernera en premier lieu les grandes entreprises dès 2024, puis les ETI en 2025, et enfin les PME et TPE à compter de 2026.

Ainsi au 1er janvier 2026, ce seront toutes les entreprises qui seront concernées par la dématérialisation de leurs factures en émission comme en réception. Dans ce contexte, les utilisateurs de l’ERP Sage X3 sont particulièrement concernés par toutes les avancées fonctionnelles qui leur permettraient d’anticiper cette règlementation, tout en facilitant le travail des équipes comptables et financières de l’entreprise.

Pour rappel, cette nouvelle loi sur la facturation électronique a pour objectif de faciliter les échanges avec l’administration fiscale et servira notamment de pré-déclaration de la TVA.

L’envoi par e-mail des factures clients

Cette fonctionnalité développée par Arcanes dans Sage X3, agit au moment où le comptable valide en masse ses factures par envoi en comptabilité. Par le même système de cases à cocher, un e-mail est automatiquement envoyé à destination du client avec sa facture en pièce-jointe.

Il suffit pour cela que le comptable clique au choix, sur l’une des cases “envoi e-mail” paramétrées par Arcanes dans Sage X3 parmi les possibilités suivantes :

  • case “envoi e-mail” par adresse client
  • case “envoi e-mail” sur l’en-tête de facture alimenté par la coche précédente. C’est cette coche qui fera foi pour l’envoi des e-mails.

Cette fonctionnalité s’applique au moment où la validation en masse est lancée, soit manuellement, soit par batch, à chaque en-tête de facture. Dans un soucis de traçabilité, le comptable peut ainsi informer son client en temps réel lors du passage de sa facture en comptabilité.

Pour en savoir plus sur ces fonctionnalités ou en découvrir de nouvelles, n’hésitez pas à prendre contact avec nos équipes.

La lettre-mail envoyée aux fournisseurs avec le détail des règlements

Pour faciliter les campagnes de règlements de l’expert comptable, Arcanes a développé dans Sage X3 une fonctionnalité permettant l’envoi d’un e-mail automatique à destination des fournisseurs lorsqu’un règlement par virement SEPA ou international leur est adressé.

Comme précédemment, le comptable clique simplement au choix sur l’une des cases “envoi e-mail” paramétrées par Arcanes dans Sage X3 parmi les possibilités suivantes :

  • case “envoi e-mail” par adresse fournisseur
  • case “envoi e-mail” par adresse de compte comptable, si le règlement est affecté directement à un compte
  • case “envoi e-mail” sur l’en-tête de règlement alimentée par les deux coches précédentes. Celle-ci fait foi pour l’envoi des e-mails.

Le bénéfice pour le service financier est de pouvoir informer en temps réel les fournisseurs au moment où les règlements sont générés.

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