Sage Youdoc

Solution de gestion électronique des documents

Sage Youdoc est une solution modulaire de dématérialisation de vos documents nativement intégrée à Sage X3.

Module Acquisition

Le module d’acquisition permet de numériser et contrôler divers documents papier et de les classer rapidement. Sage Youdoc alimente ainsi votre GED grâce à la numérisation, à la reconnaissance automatique de documents (RAD), et à la lecture de données automatique (LAD).

Les technologies RAD/LAD permettent d’interpréter et de lire directement les données d’un document numérisé. Avec ce module, Sage Youdoc va pouvoir générer des séquences d’automatisation de l’acquisition, et faire un rapprochement avec les données de Sage X3 sur l’identité d’un fournisseur par exemple.

Module Gestion

Sage Youdoc centralise votre fonds documentaires dans un espace sécurisé, tout en assurant sa traçabilité et son traitement (travail collaboratif, versioning, signature électronique…). Le module de gestion dynamique des documents est une véritable GED d’entreprise qui permet de pousser des documents divers, de les indexer via un plan de classement, et de les retrouver selon vos besoins de collaboration.

La GED Youdoc offre également la possibilité d’enrichir et de modifier les documents avec des annotations horodatées, et de tracer l’historique de consultation et de modification des documents dans la GED.

Module Circulation

Sage Youdoc publie, partage vos documents, et automatise vos processus de gestion de contenus en s’adaptant à votre activité et en s’intégrant à vos applications. Le module de circulation intègre un moteur de workflows paramétrables qui permet de mettre en place un partage de document et une collaboration poussée au sein de votre organisation.

Le partage des documents est facilité par la génération d’URL. Et pour toujours plus de sécurité, des notifications et alertes permettent de tracer toute action ou modification de vos documents dans la GED.

Déploiement à la carte

Disponible en client serveur ou hébergé, les trois grands modules de Sage Youdoc (acquisition, gestion, circulation) s’acquièrent indépendamment les uns des autres, et peuvent être activés à la demande. Vous ne payez ainsi que ce que vous utilisez.

Les atouts de Sage Youdoc, solution de gestion électronique de documents

Parmi les solutions de gestion électronique de documents, il y a Sage Youdoc. Avec ce GED, la gestion de vos documents devient simple et rapide. Factures, dossiers clients, courriers… Quel que soit le type et le format de vos documents, Sage Youdoc prend en charge leur classement ainsi que leur archivage afin de faciliter leur recherche. Mais Sage Youdoc présente d’autres avantages intéressants. Voici ses principaux atouts.

La modularité

Sage Youdoc s’adapte à vos besoins. Cette solution de gestion de documents propose en effet plusieurs modules (acquisition, gestion et circulation) que vous pouvez activer dès que vous le souhaitez.

La sécurité

Avec la solution de GED Sage Youdoc, tous vos documents sont conservés dans un espace sécurisé, accessible par l’ensemble des utilisateurs. Notez que l’archivage de vos documents est réalisé selon les normes en vigueur. Autre fonctionnalité accessible avec Sage Youdoc : le partage de documents. Ceci permet à chaque utilisateur d’accéder aux documents depuis les applications Sage.

Avec la solution de gestion électronique de documents Sage Youdoc, vous avez accès à un historique des actions et modifications apportées à vos documents. Grâce à cette traçabilité digitale, la sécurité est là aussi assurée.

L’ergonomie et l’intuitivité

La solution de GED Sage Youdoc a été élaborée avec des ergonomes afin de rendre sa prise en main simple et rapide. Avec cette solution de gestion de documents, la recherche de vos documents se fait donc sans difficulté.

La conformité à la législation

Que ce soit au niveau de l’archivage électronique, du droit à l’oubli, de la reconnaissance de l’écrit, de l’authenticité des documents, de la signature électronique, de la piste d’audit ou encore de la traçabilité, la solution de GED Sage Youdoc est conforme à la règlementation en vigueur.

La personnalisation 

Sage Youdoc fait partie des solutions de gestion de documents que vous pouvez adapter en fonction de votre métier. Selon votre secteur d’activité et la fonction que vous occupez, le plan de classement peut aussi être adapté.  Cette solution de gestion de documents s’adapte aussi à vos préférences : elle peut s’utiliser sur ordinateur ou tablette. Elle est également accessible en mode autonome ou en mode intégré à votre ERP, en version Saas ou On Premise 

La productivité

Sage Youdoc vous permet de gagner un temps considérable au quotidien. Les utilisateurs n’ont plus besoin de rechercher pendant de longues minutes les documents qu’ils souhaitent. Chaque document étant indexé de façon automatique, les utilisateurs peuvent ainsi trouver et accéder à l’information dont ils ont besoin rapidement. Et grâce au système de partage mis en place, les utilisateurs gagnent là aussi un temps précieux. Avec la solution de GED Sage Youdoc, leur productivité est donc beaucoup plus intéressante.

L’intégration ERP

Sage Youdoc est une solution de gestion électronique de documents qui s’interface nativement à Sage X3. Vous pouvez ainsi accéder à tous vos documents directement depuis votre ERP.

La performance

Sage Youdoc est une solution ergonomique et intuitive, agréable à utiliser et facile à prendre en main. En plus de faire preuve d’une très grande performance, elle affiche un niveau de sécurité élevé pour une utilisation sans embûches.

La gestion, l’archivage ou encore le partage de vos documents devient simple, rapide et efficace. En choisissant la solution de gestion de documents Sage Youdoc, vous avez la garantie d’accéder à un outil innovant aux fonctionnalités poussées. Intégré à l’ERP Sage X3, Sage Youdoc vous assure une dématérialisation efficace de tous vos documents, quels que soient leur nature, taille et format.

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